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仕事の引継書類を作ってみる

自分の仕事が英語で完結できること。これは上級レベルの条件だが、どうしても一般論では言えない部分である。仕事はひとりひとり違うものだし、だからこそあなたに賃金が支払われているはずだ。だから、自分で説明を考えなければならない。

まず、最初のステップとして、以下の3つの切り口から、自分の仕事を説明する文章を、A4サイズの用紙1ページ程度のボリュームで書いてみよう。

・上司に対する今月の業務報告
・新しく入ってきたメンバーに対する仕事の引き継ぎ書
・会社の人以外に対して、自分の仕事を説明する内容

これらが用意できたら、次は自分が仕事でよく使う表現を整理してみよう。まず、スケジュール帳などを見ながら過去3日間を振り返ってみる。そこには、電子メールや電話、対面によるコミュニケーションがあるはずだ。そして、シチュエーションと相手別に、取り交わされた内容を書き出してみる。あまりに例外的なやり取りは無視してよい。自分の仕事にとって、典型的なものだけをピックアップしよう。きちんと書くと、おそらくワード換算でA4用紙4,5枚程度になるはずである。

もし、接客業などに携わっていて、話し方マニュアルのようなものが用意されているなら、それを使ってもよいだろう。このように、日本語でよいから自分の仕事を相手にきちんと説明できるようにすることから始めるとよい。実際にやってみると、かなり難しいことに気づくだろう。特に、仕事のほとんどの時間を同じ会社の人と過ごし、外の人にも「○○に勤めています」で済んでしまうような、名の知れた大手企業に勤める人にとっては、多くの気づきがあるだろう。

あなたの仕事は何か。今月成しとげたことは何か。明日は何をするのか。このようなことを明確に説明できれば、あとは適切な英語表現を探すだけだ。

上級レベルとしては、仕事以外の雑談として、自分のことを話すこともできなければならない。ひとことで言えば自己紹介である。これもなかなか一般論では言えない部分であるから、自分で作らなければならない。

では、書き出して整理した自分の仕事内容と自己紹介を、どのように英語化すればよいのだろうか。

本当は、無料の方法をお知らせしたいのだが、残念ながら自信を持ってお勧めできるものはない。私も無料でできそうな方法はいろいろ探してみた。

まず、インターネットの自動翻訳を改めて見てみたが、英語の勉強には百害あって一利なしである。英語が相当程度できる人ならその間違いをわかった上で読めるが、英語が苦手な人に間違い探しは無理である。私の話がウソだと思うなら、適当な英語のニュースを日本語訳してみるといい。そこで出てくる程度の日本語が、あなたが機械翻訳で期待できる英語のレベルである。

もうひとつは、英語が(相当)できる日本人か、ネイティブの友達にお願いする、というものである。これは、無料といえば確かに無料だが、これを「ダダ」であるという感性を持つのは少し問題だと私は思う。だから、無料というカテゴリーには私は入れたくないし、本コラムの読者の方の周りに英語ができる日本人またはネイティブがどのくらいいるのか、皆目見当がつかないので、自信を持ってお勧めできる方法だと大きな声で言えないのである。

したがって、有料のサービスを探す必要があるのだが、方法は2つある。ひとつは、翻訳サービスだ。インターネットで検索すれば、たくさんの会社がヒットする。それらに問い合わせをするなりして、自分が納得できそうな会社を見つけるとよいと思う。料金は、分量にもよるが、数千円から、数万円程度のコストであろう。

もうひとつは、近所にもしあれば、英会話学校に相談するとよいだろう。学校によっては喜んでやってくれる。入会を勧められるかもしれないが、それはまた別の話だ。できあがった翻訳文には表現や文法上の疑問点が必ずあるはずだ。その部分は辞書を紐解いてその背景にある意味を確認しよう。

上記のような手段で、業務内容と自己紹介の英文を完成させたら、紙がなくても説明できるように、何度も繰り返し話し、録音して聞き直し、丸暗記しよう。

第7章のまとめ
・仕事ができる人は、相手とのコミュニケーションにおいていつでも「So what(だから何)?」に答えることを念頭に置いている。
・英語のビジネス文言やプレゼン資料を作る時は、すでにあるフレームワークを使えば効率よく仕事ができる。
・英語にも謙譲表現があるし、丁寧な言い回しもある。日本人がなにげなく使う英語表現が、思いがけず乱暴な表現なこともある。
・自分の仕事を説明する文章を英語で作ってみることが上級レベルへの近道。
・自己紹介についても英語で作って暗記しておくと、英語でのコミュニケーションに役立つ。


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